С чего начать организацию крупной выставки? Советы профессионалов

12, Апрель, 2013 автор admin  
Рубрика Выставки мира

Крупная выставка, конференция или конгресс – это несколько дней слаженной и напряжённой работы организационного комитета. Но им предшествуют недели, а иногда и месяцы подготовки.

Проведение и организация мероприятий требует четкого планирования, детальной проработки всех нюансов, выбора надежных партнеров. Чем масштабней выставка или конференция, тем важнее добиться того, чтобы система работала, как часы, иначе проблемы не заставят себя ждать.

Что необходимо учесть при организации мероприятия?

Пожалуй, одним из самых важных пунктов является разработка концепции. В первую очередь нужно четко сформулировать цели и задачи, от этого будет зависеть формат, аудитория и даже место проведения выставки, конференции или форума. На основе концепции в дальнейшем формируется техническое задание для подрядчиков и разрабатывается организационно-функциональная структура проекта.

После утверждения концепции необходимо выполнить бюджетирование вашего мероприятия. При определении бюджета разумно сразу обозначить источники финансирования.

Если бюджет был одобрен, то стоит переходить к формированию должностных инструкций и подбору квалифицированных сотрудников. Конгрессно-выставочная деятельность – это серьезный процесс, который требует постоянного контроля, именно поэтому ни один пункт плана не должен быть пущен на самотек.

Теперь можно приступать к реализации проекта. Важно не просто контролировать ход исполнения, но и требовать предоставления промежуточных отчетов от всех подразделений. По результатам проекта формируются отчетная документация.

В проведении масштабных мероприятий не бывает мелочей. Важна и техническая оснащенность, и транспортная логистика, и размещение участников в гостинице, и даже планирование развлекательной части. Справиться с этим своими силами часто не представляется возможным. Выбор подрядчика – то, что необходимо для успешной реализации задумки.

Для организации мероприятия важно найти компанию профессионалов с комплексным подходом к делу. На счету компании «Прокси Центр» организация таких крупных мероприятий, как «Международная конференция Сбербанка РФ» и «Петербургский Международный Экономический Форум». Вас ждёт индивидуальный подход, создание перечня всех необходимых услуг и реализация их на самом высоком уровне.

ООО «Прокси Центр»

+7 (812) 635-55-51

info@proxycentre.ru

Нам важно Ваше мнение!

Расскажите нам, что Вы думаете...
ах да, Вы можете использовать картинку в Ваших комментариях, узнайте больше на сайте gravatar!